Organisaties kiezen regelmatig om van applicatie te veranderen: van Twinfields naar Exact Online, van uw eigen webshop-software naar Shopify, enzovoorts. Een gestructureerde aanpak bij het migreren naar een nieuw systeem is cruciaal om zo beduchte valkuilen te vermijden. Nu behandel ik de belangrijkste punten die helpen bij een soepele overgang.
1. Strategisch schaduwdraaien voor systematische implementatie
Een doordachte strategie bij systeemmigratie omvat het slim inzetten van schaduwdraaien, dat wil zeggen dat voor een korte periode beide systemen gebruikt worden om zo problemen met de overgang voor te kunnen zijn. Deze methode biedt niet alleen een vroege introductie in het nieuwe systeem, het creëert ook een veilige ruimte voor experimenteren zonder de dagelijkse operaties te verstoren.
2. Duidelijke overgangspunten en data management
Het is belangrijk dat duidelijk is wanneer de overgang van het ene naar het andere systeem plaatsvindt. Zo voorkomt u dubbele data, wat later problemen op kan leveren bij het maken van analyses. Als wordt ‘schaduwgedraaid’, kan het verwijderen van data uit een van de systemen noodzakelijk zijn, maak dit proces dus transparant en zorg voor een gestructureerd datamanagement. Hiermee voorkom je verwarring en het is de beste garantie dat alleen actuele, relevante data overgaat naar het nieuwe systeem.
3. Data mapping en verkenning van de nieuwe structuur
Voordat de migratie daadwerkelijk plaatsvindt, is het essentieel om mappingtabellen op te zetten. Hiermee kunnen belangrijke identificaties gemakkelijk met elkaar worden vergeleken, waardoor de historie van het oude systeem naadloos overgaat naar het nieuwe. Probeer zoveel mogelijk data in de nieuwe tabellen te krijgen om de nieuwe databasestructuur te verkennen. Dit geldt vooral voor gestandaardiseerde gegevens, zoals artikelen, die alvast ingeladen kunnen worden.
4. Kritische evaluatie van huidige analyses
Een grondige evaluatie van de huidige analyses is noodzakelijk. Overweeg of ze te uitgebreid of juist niet gedetailleerd genoeg zijn. Identificeer wat werkelijk van belang is en pas de analyses zo nodig aan. Neem ook in overweging dat sommige gegevens mogelijk overbodig zijn en kunnen leiden tot ruis. Daarmee zijn de analyses uit uw nieuwe applicaties lekker fris en klaar voor gebruik
5. Gedetailleerde controle van datastromen
Een gedetailleerd zicht op datastromen is cruciaal. Dus: begrijp waar oude data naartoe gaat in het nieuwe systeem. Tip, zorg ervoor dat het laden van data goed gedocumenteerd is, anders kan het later in de tijd een behoorlijke uitdaging zijn om fouten op te sporen en te corrigeren.
6. Retouren effectief beheren
Enkele scenario’s, zoals retouren, verdienen bijzondere aandacht. Overweeg het scenario waarin een order in het oude systeem is geplaatst en de retour order in het nieuwe systeem binnenkomt. Een gestructureerde aanpak om deze twee te matchen is van groot belang om de consistentie in de gegevens te behouden.
Een succesvolle systeemmigratie vereist niet alleen technische expertise, maar ook een holistische benadering van gegevens en processen. Door het implementeren van schaduwdraaien, het opzetten van duidelijke overgangspunten, gedegen datamanagement en een kritische evaluatie van analyses, kunnen organisaties de uitdagingen van migratie effectief aanpakken. Door deze aandachtspunten te integreren in het migratieproces, leggen organisaties een solide basis voor een succesvolle overgang naar het nieuwe systeem.